Är du nyfiken på vad som krävs för att vara evenemangsplanerare eller evenemangsansvarig?
Om du har ett kreativt tänkesätt, ett öga för detaljer och en kärlek till samarbete kan den här spelningen vara något för dig! I den här artikeln kommer vi att dyka in i vad en evenemangsplanerare och evenemangsansvarig gör och vilka färdigheter du behöver för att planera och producera ett fantastiskt evenemang.
I den här artikeln:
- Vad gör en evenemangsplanerare eller evenemangsansvarig?
- Vad är en händelse?
- Vilka 5 färdigheter behöver evenemangsplanerare?
- Vad du inte behöver för att vara evenemangsplanerare
Vad gör en evenemangsplanerare eller evenemangsansvarig?
När de flesta människor hör orden "evenemangsplanerare" tänker de ofta på Jennifer Lopez i The Wedding Planner — någon som planerar evenemang eller fester. Det är därför som proffs i det här utrymmet tenderar att föredra titeln "evenemangsansvarig", "evenemangskoordinator", "evenemangsmarknadsförare" eller till och med "evenemangsproducent." Även om festplanering kan vara en del av en eventansvarigs uppgifter och en unik och utmanande färdighet i sig är den faktiska rollen i första hand strategibaserad.
En evenemangsansvarig är ansvarig för att definiera den fysiska närvaron för ett företag eller varumärke, och i princip bestämma hur ett varumärke kommer att dyka upp i den verkliga världen. De definierar varför bakom ett evenemang — oavsett om det är ett popup-event eller en mässa eller en branschhappy hour — och samordna genomförandet av själva evenemanget. Det innebär att kartlägga mål, identifiera din målgrupp, balansera budgetar, samarbeta med olika team och genomföra ett evenemang som bäst ansluter till din målgrupp.
Det är ett jobb som kräver förmågan att bära många hattar, en besatt känsla för detaljer, en kärlek till samarbete och ett kreativt tillvägagångssätt utanför lådan. Även om det kan låta överväldigande, är det ett otroligt givande jobb som har många möjligheter i alla branscher.
Men det är också ett yrke som förändras med tiden. Eftersom pandemin har skakat om mycket av det vi gör, låt oss backa upp lite.
Vad är en händelse?
Det här är lite av en tuffing. Varje företag definierar en händelse på lite olika sätt. Traditionellt är det en fysisk interaktion mellan din publik och ditt varumärke, oavsett om det sker i en konferenssal, en videoskärm eller båda. Men alltmer börjar företag ändra sin definition av event management.
Beroende på din bransch kan ett evenemang vara en personlig paneldiskussion, en filmvisning, en podcast eller en lanseringsfest. Det är därför som eventmarknadsförare ibland kallas för upplevelsemarknadsförare:de lägger strategier och genomför upplevelser i alla dess många spännande former.
Just nu har det förekommit mycket prat bland evenemangsmänniskor om hybridevenemang, som kombinerar både den personliga händelseupplevelsen med en virtuell. Här på Vimeo har vi flyttat vårt fokus till virtuell programmering, som slår samman livekonferenser med förinspelad videoproduktion. Andra företag kanske letar efter en upplevelsebaserad marknadsförare med podcasterfarenhet, eller någon som vet hur man producerar en videoserie för att marknadsföra sitt varumärke.
Även om evenemang tenderar att löpa över hela skalan nuförtiden, finns det några färdigheter som alla evenemangsplanerare kommer att behöva för att göra sitt jobb bra.
Vilka 5 färdigheter behöver evenemangsplanerare?
Projektledning
Så mycket av processen med evenemangsplanering och hantering kräver att man samarbetar med olika team, håller reda på alla rörliga delar, kommunicerar mellan team och ser till att alla håller sina deadlines. Om du har en projektledningscertifiering är det här ett jobb där du kommer att använda det på bästa sätt.
Organisationsförmåga
Det finns många olika, unika element och detaljer som ingår i strategiläggning och planering av ett evenemang. Det är därför de mest framgångsrika evenemangsansvariga är mästare i organisation och projektledning. En evenemangsansvarig arbetar med flera team, jonglerar med stora och små uppgifter och måste följa flödet eftersom ingen dag är den andra lik. Organisation är nyckeln:du måste kunna dokumentera alla dina konversationer, dra ihop agendor före möten och hålla reda på alla detaljer däremellan.
Balans mellan kreativitet och strategi
Naturligtvis är händelsehantering inte bara att ta anteckningar och hantera team. Rollen faller under marknadsföringsparplyet – och att vara en framgångsrik marknadsförare kräver en annan uppsättning verktyg. I slutändan bestämmer en eventansvarig hur företaget presenterar sig i verkligheten för sin utvalda publik. De identifierar publiken, evenemangets mål, övertygande meddelanden att tala med den publiken och fördelar den budget som fungerar bäst för det projektet. Det innebär en uppfinningsrik, out of the box-metod för att komma på en bra idé, och ett logistiskt och analytiskt sinne för att göra det till verklighet.
Förmåga att hålla sig uppdaterad
Trender förändras snabbt, både i olika branscher och i det större eventutrymmet. Evenemangsplanerare bör veta vad som händer i evenemang, samt ha en gedigen förståelse för vad deras konkurrenter och andra branschaktörer har för sig. Att hålla fingret på pulsen i branschen hjälper dig verkligen att ta reda på hur du ska positionera ditt företag och ditt varumärke samtidigt som du förblir konkurrenskraftig i branschen.
Förmåga att prata det tekniska språket
På grund av alla olika avdelningar som eventansvariga arbetar med hjälper det mycket att tydligt kunna kommunicera en vision för ett event och snabbt komma igång. Eftersom jag till exempel jobbar på Vimeo vet jag vilka tekniska element som ligger till grund för att kunna livestreama ett webinar eller konferens – även om jag inte nödvändigtvis vet hur man producerar det live själv (även om Vimeo Events har gjort det mycket lättare för att låtsas att jag har den tekniska kompetensen).
Vad du inte behöver för att vara evenemangsplanerare
- En MBA
- En mästare i marknadsföring
- En certifiering i PR
- Eller någon specifik typ av utbildning överhuvudtaget!
Medan vissa evenemangsplanerare har MBA eller marknadsföringsdiplom, har många inte det. Eventansvariga kommer från många olika bakgrunder. Jag kom in i det här jobbet genom film och teater - mina första spelningar var att arbeta med filmfestivaler.
Istället kan du verkligen välja ditt eget äventyr inom detta område. Om du är intresserad av event management, tänk på den bransch som tilltalar dig mest. Om du har en bakgrund eller ett intresse för konsumentförpackade varor, eller musikindustrin, publicering eller teknik, kommer du sannolikt att hitta massor av evenemangsledningsroller inom dessa områden.
Nästan varje bransch arrangerar någon form av evenemang, mässor, konferenser eller festivaler. Och där det finns evenemang finns det ett behov av evenemangsansvariga. Även om inga två roller kommer att vara exakt likadana, bygger varje eventansvarig en unik kompetensuppsättning som kan tillämpas på andra marknadsföringsroller eller andra avdelningar.