Det är säkert att säga att 2020 inte har blivit som någon planerat. Och för många företag är en konsekvens av årets resultat att vissa, de flesta eller alla anställda arbetar på distans. Men vad betyder detta för arbetsdagen? För samarbete och delegering? För företagskultur och medarbetarmoral?
De flesta av oss har sett artiklar som täcker många av dessa ämnen under de senaste månaderna. Konsensus bland många experter och företagsledare är att arbetet och företagskulturen inte behöver bli lidande, utan att system måste sättas på plats för att hjälpa team att arbeta mer effektivt från avlägsna platser. Skiftet från personligt arbete till distansarbete är inte alltid sömlöst, och det är särskilt sant med tanke på hur förhastad det är att flytta distans för att bekämpa covid.
Ett verktyg som kan implementeras för att göra processen mer sömlös är videoinnehåll. Låt oss ta en närmare titt på hur företag kan använda video för att mildra fyra utmaningar som ofta följer med ett plötsligt distansarbete.
Använda video för att flytta projekt framåt
Distansarbete kan vara utmanande eftersom anställda inte har så mycket insyn i andra teammedlemmars arbete. Till och med de mest handfasta cheferna kan tycka att det är svårt att hålla koll på avdelningsprojekt eftersom det är svårare att kontrollera statusen för ett givet projekt.
En del av detta beror på det faktum att snabba, avslappnade samtal vanligtvis nästan elimineras i avlägsna arbetsmiljöer - särskilt nya. På kontoret kanske du passerar en lagkamrat medan du fyller på ditt kaffe och har en snabb konversation om projektets nästa steg eller tidslinje. Eller när ni går till ett möte kan ni gå förbi varandra och säga något i stil med, "Hej, jag ska få den leveransen till dig inom de närmaste timmarna." Dessa tillfälliga uppdateringar är mer naturliga inkorporerade i arbetsdagen, och som sådana sker de oftare.
Video kan hjälpa till att fylla dessa luckor. Många företag införlivar videomöten mer regelbundet när de går över till distansarbete – eller till och med när vissa anställda är på kontoret och andra arbetar på distans.
Nyckeln här är att att stapla din arbetsdag med möten inte heller är svaret, särskilt om dessa möten bara är till för att hålla koll på projektuppdateringar. Rätt tillvägagångssätt för att implementera detta tips kan bero på strukturen i din organisation och dina teammedlemmars specifika behov, men här är några beprövade metoder att tänka på.
Alternativ 1:Börja varje arbetsdag med ett snabbt videomöte
Det här alternativet kan vara bra för team som inte vill att arbetsdagen ska avbrytas av mötestid, men som värdesätter regelbundna uppdateringar. Försök att hålla dessa möten till 15 minuter eller mindre och fokusera på att ge teamet insyn i vad varje person arbetar med vid varje givet ögonblick.
Observera att detta inte är avsett att vara en mikrohanteringstaktik, så be inte medarbetarna att ge dig en lek för lek om hur de kommer att spendera dagen. Håll istället reda på vem som har nästa steg i eventuella gemensamma projekt och utvärdera bandbredden för varje gruppmedlem för att föra projekt framåt.
Till exempel, om en gruppmedlem kommer att ägna hela dagen åt en personlig uppgift, kan resten av teamet förstå att alla åtgärder från den personen kan bli försenade. Eller, om en gruppmedlem kommer att vara redo att överföra sitt arbete till en annan gruppmedlem senast mitt på morgonen, kan båda personerna planera sina dagar mer effektivt och veta hur den tidsramen ser ut.
Genom att använda detta tillvägagångssätt är större delen av dagen fortfarande skyddad för ensamarbete, men kommunikationen hålls så att det aldrig blir mer än en enda arbetsdag av osäkerhet om var ett projekt står eller vad som bör göras för att gå vidare.
Alternativ 2:Uppmuntra teammedlemmar att ringa till videomöten vid behov
Det här alternativet fungerar bra för team som är relativt autonoma men som ibland behöver samarbete eller vägledning för att föra ett projekt framåt. I det här scenariot arbetar alla individuellt och det finns inga regelbundet schemalagda möten, men varje teammedlem känner sig bemyndigad att kalla till ett videomöte när det blir väntan.
Detta bevarar större delen av arbetsveckan för individuellt arbete, men säkerställer också att projekt inte hålls tillbaka när åtgärder dyker upp för hela teamet att diskutera.
En varning här är att det här alternativet kräver en specifik typ av lag. Varje anställd måste känna sig riktigt bekväm med att be om gruppens input genom att kalla till ett möte. Om det finns obehag kring den åtgärden kommer de förseningar som detta system försöker undvika att inträffa ändå.
Alternativ 3:Planera att schemalägga ett videomöte varje gång du når en milstolpe
Alternativ #3 liknar alternativ #2, men erbjuder lite mer förplanerad schemaläggning för team som vill veta när nästa möte/kontrollpunkt kommer att inträffa. I den här situationen delar teamen upp ett projekt i milstolpar som kommer att kräva samarbete. Tanken är att varje milstolpe ska representera ett ögonblick då gruppen kommer att behöva samlas igen för att prata om detaljerna för att gå vidare. Detta kan hända när alla behöver se över det arbete som har gjorts hittills, när stegen för att gå vidare blir otydliga eller när ledningens godkännande behövs.
När dessa milstolpar har identifierats, planera att ha videomöten när du når var och en. Detta innebär att teammedlemmar inte nödvändigtvis vet exakt när nästa möte kommer att äga rum i form av ett datum och en tid, men alla kommer att vara på samma sida om vad som måste hända innan nästa möte. Tanken borde vara att alla mellan milstolparna kan arbeta självständigt utan att hållas tillbaka av bristande samarbete. (Om så inte är fallet kan du kombinera det här alternativet med en av de två första metoderna för ökad synlighet från dag till dag.)
Använda video för att anpassa sig efter mål
Att anpassa team kring företagets mål (eller avdelningsmål) kan vara särskilt utmanande i en avlägsen värld. Dessutom, mitt under covid-19, förändras många företags och avdelningsmål med ett ögonblicks varsel, eftersom regler och säkerhetsproblem fortsätter att förändras.
Video är ett bra sätt att anpassa team kring dessa mål samtidigt som du maximerar inköpet. Utan en centraliserad företagslokalisering känner ibland anställda en bristande koppling till företagets mål. När allt kommer omkring kan det vara svårt att känna att du är en drivande kraft för ett större syfte utan att känna dig fysiskt kopplad till vad det större syftet är.
Video överbryggar detta gap genom att tillåta ett medium för att förklara mål och ökar sannolikheten att det känns personligt för varje anställd. Ett företagsomfattande e-postmeddelande eller Slack-meddelande har vanligtvis inte kraften att inspirera och anpassa team som ett videomeddelande. Använd detta till din fördel i en tid då det är viktigare än någonsin för alla att arbeta tillsammans mot företagets mål.
Logistiskt sett kan videor för detta ändamål antingen vara förinspelade eller live (som ett videosamtal). Förinspelade videor kan gå hur många riktningar som helst:en animerad video som visar nästa kvartals försäljningsmål, ett personligt meddelande från VD:n som tar upp en avdelnings projektmål, eller något däremellan.
Nyckeln är att videon ska besvara alla frågor som lagkamrater kan ha om vad målen är, och den ska kännas så autentisk och personlig som möjligt för att säkerställa att varje anställd kopplar upp sig till sitt uppdrag.
Använda video för att bevara företagskultur
Ett av de vanligaste argumenten som skeptiker framför mot distansarbetsmiljöer är att företagskultur inte kan existera för distansarbetare. Tack och lov är detta bara inte sant! Medan det är Det är sant att det kan krävas mer ansträngning att upprätthålla en företagskultur när anställda arbetar på distans, det är möjligt och väl värt det att investera i den ansträngningen.
Ett sätt att bevara företagskulturen med en avlägsen arbetsstyrka är att använda video. När kulturbevarande är målet är video ett bra sätt att återföra personligheten i ditt företag. Utan video kan det vara lätt att glömma att det tvetydiga arbetet som pågår i hela företaget faktiskt representerar insatserna från många enskilda människor, som var och en har sina egna personligheter, talanger, egenheter och berättelser.
Video hjälper fjärranställda att ansluta på denna personliga nivå. Det tar tillbaka det mänskliga elementet till dagliga rutiner som ofta saknar mänsklig beröring.
Återigen, både förinspelade eller livevideor kan fungera bra här. Förinspelade videor kan innehålla meddelanden från ledningen, diskussioner om företagets uppdrag eller värderingar, eller till och med förmåner som brasschatt eller professionella utvecklingssessioner.
Livevideor hjälper sedan till att bygga relationer mellan individer. Några idéer kan inkludera mentorskapschattar i direktsändning, företagsomfattande happy hour med video, trivia-sessioner eller möten och hälsar mellan avdelningar eller team. Varje utförande av video som får människor att känna sig mer kopplade till varandra och till företaget är en vinst.
Använda video för att uppmuntra kreativt tänkande
Slutligen kan distansarbete också göra det mer utmanande att tänka utanför ramarna. Om du någonsin har suttit runt ett stort konferensbord för en brainstormingsession, vet du vad vi pratar om. Brainstorming känns vanligtvis som en mycket personlig aktivitet, och ibland är distansanställda så fokuserade på vardagen att det känns onaturligt att avsätta tid för att ha dessa brainstorming-samtal på distans.
Men att vara på distans gör dessa konversationer desto viktigare, och video gör dem logistiskt möjliga. Det finns massor av programvara för videokonferenser som har tillägg speciellt utformade för brainstorming, med verktyg som tankekartor eller virtuella whiteboardtavlor som delas mellan allas enheter.
Det virtuella elementet kan också få vissa människor att känna sig mer bemyndigade att säga ifrån. Det finns två skäl till detta. En är att på ett videosamtal introducerar gränssnittets natur känslan att alla är lika. Varje person är bara en ruta på skärmen, oavsett om den representerar VD:n eller sommarpraktikanten. Detta kan hjälpa till att mildra en del av kontorspolitiken som kan hindra någon från att dela.
För det andra kan många människor som är mer mjuka av naturen känna sig bemyndigade av skärmens skydd. Att inte vara personlig vid ett konferensbord kan få vissa anställda att känna sig bekväma med att dela med sig av praktiska idéer som de kanske har valt att inte uttrycka på kontoret.
I slutändan vet ingen riktigt vad de kommande månaderna kommer att ge. Men om ditt kontor har valt att arbeta på distans under denna tid (eller hela tiden!), använd dessa tips för att tänka igenom de många sätt du kan inkludera video i ekvationen. Vi är övertygade om att video är rätt verktyg för jobbet.