Hur man planerar och håller ett framgångsrikt virtuellt evenemang

Du vet den sprakande känslan av ett personligt evenemang:brummandet av glada deltagare, surret av interaktiva paneler, energin från en fullsatt lokal – för att inte tala om de där glasklintande glada timmarna. Men med behovet av virtuella evenemang ständigt på väg upp, designar företag och organisationer av alla storlekar digitala upplevelser som efterliknar magin hos personliga upplevelser.

Vi vet att det finns många utmaningar som kan komma från svängning till en virtuell evenemangsupplevelse. Hur planerar du händelseinnehåll? Hur driver ni på registreringar av evenemang? Hur gör det enkelt och enkelt att gå med och engagera sig i ett evenemang för även de mest tekniskt angelägna gästerna?

Här är några goda nyheter:du behöver inte svara på dessa frågor ensam. Vi har sammanställt en guide för att hjälpa nybörjare och erfarna evenemangsplanerare att starta sitt eget liveevenemang.

I den här guiden får du lära dig:

1. Vad är en virtuell händelse?
2. Sex användningsfall för virtuella händelser
3. Hur man planerar och är värd för ett virtuellt evenemang
4. Fem anledningar till att virtuella händelser påverkar
5. Slå live med ditt nästa virtuella evenemang

Vad är en virtuell händelse?

Till skillnad från personliga eller hybridhändelser äger virtuella evenemang enbart rum online. Talare och publik träffas digitalt för att dela i en kort session eller flerdagars virtuell upplevelse. Om du registrerade dig och deltog i ett virtuellt evenemang nyligen såg du antagligen inledningstal, paneldiskussioner, liveomröstningar, Slack-gemenskaper – allt hände via dator, surfplatta eller mobil enhet.

Det fina med ett virtuellt evenemang är att evenemangsplanerare har full kreativ licens att designa en uppslukande upplevelse eftersom du inte är begränsad av en fysisk plats.

Dessutom kan evenemangsdeltagare ställa in från var som helst i världen, vilket minskar inträdesbarriären för dem som inte kunde närvara tidigare.

Bli en virtuell evenemangsproffs

Mycket arbete kan läggas ner på att få ett webbseminarium eller ett virtuellt evenemang att fungera smidigt, men med Vimeos praktiska checklista för virtuella händelser blir du expert på nolltid

Sex användningsfall för virtuella händelser

Eventutrymmet expanderar – det är inte bara sändare längre. Med så många evenemang som blir virtuella, låt oss ta en titt på några sätt som Vimeo-kunder har tagit personliga evenemang online.

Interna händelser

Dessa evenemang är för anställda inom en organisation. Programmeringen varierar från ett snabbt möte på 30 minuter till ett heldagsevenemang. Typiska interna evenemang inkluderar möten för alla händer, utbildning av anställda, säljstarter eller företagsomfattande evenemang som semesterfester (BYOB!).

Eftersom interna möten i första hand är värd för interna deltagare, är gated- eller biljettregistreringar mindre viktiga än sekretessfunktioner som SSO.

För mer information om interna evenemang och läget för kommunikation på arbetsplatsen, kolla in vår rapport .

Konferenser

Konferenser är en annan vanlig typ av virtuell händelse. De kan pågå i en dag eller flera dagar. De inkluderar vanligtvis en moderator eller MC, flera talare och keynotes, breakout-möten, nätverksaktiviteter och andra upplevelser för att hålla deltagarna engagerade.

Konferenser lockar virtuella deltagare som är intresserade av delade branschämnen, nätverksupplevelser och utbildningsmöjligheter. Generering av potentiella kunder är viktigt här, så förvänta dig att se gratis och betalda evenemang med varierande åtkomst.

Webinars

Webbseminarier är de ursprungliga virtuella händelserna. De varar mellan 30 minuter till en timme och fungerar vanligtvis som antingen en efterfrågegenereringskanal eller en tankeledarskapskanal. Om du hoppar på ett webbseminarium kommer du sannolikt att hitta hushållsanteckningar (alias "det här webbseminariet kommer att spelas in"), högtalare, ett bildspel, data och några verktyg – som frågor och svar eller liveundersökningar – för att engagera publiken.

Webbseminarier kretsar kring handlingsbart innehåll. Organisationer och kreatörer som vill utöka sin publik kan utnyttja webbseminarier för att skapa potentiella kunder för att skapa efterfrågan, öka tankeledarskap, varumärkesmedvetenhet och utbildning kring sina tjänster.

Festivaler och prisceremonier

Snabbväxande kategorier av virtuella evenemang inkluderar scenkonstprogram, musikfestivaler och prisutdelningar (som Vimeos tidigare VFA). Organisationer anpassar sina upplevelser för en publik som bara är online och hittar innovativa sätt att sätta fart på spänningen.

Scenkonstevenemang kan inkludera livetalanger, exklusiva intervjuer eller annan liveunderhållning för att hålla publiken fast. De lockar också en bredare publik som samlas för att fira en artist, en typ av musik, film eller underhållning.

Sportevenemang

Under de senaste åren har sportevenemang förändrats för att anpassa sig till tiden, vilket innebär att sportinnehåll täcker allt från livestreamade spel, on-demand-spel, liveintervjuer och annat innehåll för att hålla fandomen vid liv.

Trobaserade evenemang

Lokala församlingar hittar nya möjligheter genom video. Trosbaserade gemenskaper finner mycket flexibilitet genom att livestreama sina predikningar och gemenskapsevenemang. Oavsett om dessa evenemang är tjänster, klasser, community-workshops eller bara en virtuell sammankomst – livestream hjälper en församling att hålla kontakten även när de är ifrån varandra.

Vad är skillnaden mellan virtuella evenemang och webbseminarier?

Tack och lov utesluter inte webbseminarier och virtuella evenemang varandra! Julie Bergstein, Vimeo’s Events Programming Lead, har stora insikter i de två typerna av event.

Här är en snabb sammanställning:

Webinarier:

• Vanligtvis engångshändelser
• Kortare session
• Vanligtvis för generering av potentiella kunder eller utbildning

Virtuella händelser:

• Fokusera på upplevelser
• Flera sessioner som paneldiskussioner, break-outs och keynotes
• Mer kreativt eller varumärkesdrivet. Det är inte atypiskt att se en varumärkesidentitet för ett virtuellt evenemang som Vimeos Streameo eller Outside the Frame

Dessutom är omfattningen av ett webbseminarium och virtuellt evenemang lite annorlunda.

Webbseminarier är vanligtvis mindre evenemang, lägre lyft för lag och drar vanligtvis en mindre registreringspool.

Virtuella evenemang är större, kräver mer investeringar i resurser och lockar till sig en större registreringspool.

Hur man planerar och är värd för ett virtuellt evenemang

Det finns ett par missuppfattningar kring virtuella händelser:den första myten är att du kan kopiera och klistra in en personlig händelse i en virtuell händelse. Tyvärr översätts inte alla personliga upplevelser i ett digitalt utrymme, särskilt när du tävlar om deltagarnas uppmärksamhet och står inför striden i uppförsbacke av digital trötthet och virtuella händelsetrötthet.

Den andra missuppfattningen är att virtuella händelser tar mindre tid att planera än personliga händelser. Beroende på mängden innehåll du planerar att producera för ditt evenemang, måste du avsätta tillräckligt med tid för att förbereda. Till exempel rekommenderar Julie Bergstein, vår programledare för evenemang, 3-6 månaders planering för 4 timmars virtuellt evenemangsinnehåll.

Verkligheten är att virtuella händelser behöver lika mycket tid och uppmärksamhet för att vara otroliga upplevelser.

Så för att hjälpa dig komma igång har vi nio tips om hur du kan vara värd för ett virtuellt evenemang.

1. Bestäm dina virtuella evenemangsmål.

Innan du planerar ditt virtuella evenemang måste du identifiera evenemangsmål. Att identifiera mål hjälper också till att avgöra vilken typ av virtuell händelse du ska producera.

Ställ dig själv följande frågor:

• Vilka är målen för mitt virtuella evenemang?
• Är detta en intern eller extern händelse?
• Hur många evenemangssessioner planerar du att ha?
• Blir evenemangsregistreringen gratis, betald eller både och?

2. Identifiera din målgrupp.

Varje erfaren evenemangsproffs kommer att berätta för dig att den viktigaste KPI:n är deltagarupplevelsen. Se till att din virtuella händelse träffar målet genom att tydligt identifiera din publik i förväg.

Ställ dig själv följande frågor:

• Vem försöker du nå?
• Hur behöver du nå dem?
• Hur kommer din publik att interagera?

3. Skapa strömningsvärdigt innehåll.

Innehåll dikterar allt när du producerar ett liveevenemang – hur du filmar det, vilken typ av kameror du kommer att använda, hur du tänder det och till och med några av dina kodnings- och tekniska val.

Fem komponenter till fantastiskt virtuellt evenemangsinnehåll:

• Relevans :Se till att livestreamat innehåll livestreaming överensstämmer med den avsedda publikens intressen och att innehållet matchar ditt varumärkes röst och riktade potentiella kunder och potentiella kunder.
• Engagemang :Håll tittarna på tårna genom att uppmuntra interaktion med streamen (vi älskar att hålla saker spännande med livechattfunktionen). Genom att underhålla publiken kommer deltagarna att få ut det mesta av dagen.
• Kortfattad . Även om evenemangsdeltagare är villiga att fördjupa sig i dagslånga upplevelser för personliga evenemang, har de mycket mindre tålamod för en 7 timmars livestream. Kom ihåg att bara tillhandahålla det mest relevanta och engagerande innehållet.
• Konsistens :Om möjligt, förvandla liveevenemanget till en serie (antingen årligen eller på annat sätt). "Att hålla dina evenemang konsekventa är ett garanterat sätt att öka varumärkesmedvetenheten och varumärkeslikviditeten, samtidigt som du engagerar dig på ett meningsfullt sätt med din publik", säger Vimeos Live Production Lead Tom Gott.
• Hämtmat :Vad är uppmaningen till handling i slutet av den virtuella händelsen? Om du vill konvertera publiken, se till att underlätta tittarnas interaktion efter att evenemanget är över.

När du väl har en uppfattning om vilken typ av innehåll du planerar att producera, var noga med att befästa alla detaljer i ett evenemang.

Proffstips :Det "gyllene fönstret" är mellan 25 minuter med bra information, korta och snabba presentationer och viktiga takeaways.

4. Skapa en evenemangsregistreringssida.

Om du streamar ett evenemang som du vill sälja biljetter till – eller bara kontrollera åtkomsten till – vill du använda en registreringssida för ett evenemang eller ett webbinarium. Med en dedikerad evenemangsplattform som Vimeo Events kan du enkelt ställa in evenemang för ditt liveevenemang och kräva registrering.

"Vi bygger avsiktligt upp en känsla av exklusivitet kring våra liveströmmar, så det är inte som att ställa in en livestream på Instagram med tusentals andra människor som inte har ett gemensamt intresse", berättar Will från Zinc Agency. "De här kopplingselementen har varit väldigt viktiga."

5. Optimera din deltagareupplevelse.

En omfattande virtuell evenemangsplattform kan hjälpa dig att planera ditt presentationsinnehåll, gate din upplevelse för att hjälpa dig att driva potentiella kunder, tillhandahålla produktionsverktyg för att skapa en strömvärd upplevelse, samtidigt som du tillhandahåller analyser och automatisering för att göra det mindre krångligt.

Tre måsten för en fantastisk deltagareupplevelse :

Händelseregistreringssida

När du ställer in ditt virtuella evenemang vill du skapa en sida för ditt evenemang. Se det här som din virtuella plats. Den här sidan kommer att vara där deltagarna kan komma åt länken som tar dem till din liveupplevelse. Du kan till och med bädda in din Vimeo-livestream direkt på den här sidan!

För att göra registreringsprocessen enkel och smidig (så att du kan nå dina ledande mål) fundera på hur du gör registreringar friktionsfria. Skapa anpassade registreringsformulär som inkluderar viktiga fält såväl som ditt företags färger och logotyp för att behålla varumärket.

E-postmeddelanden om deltagarpåminnelser

En kommunikationsstrategi före evenemang är avgörande för att driva närvaro. När någon registrerar sig för ditt evenemang eller webbseminarium med Vimeo skickas tre e-postmeddelanden automatiskt för att säkerställa att de kan delta och titta på innehåll efteråt. Anpassa e-postmeddelanden så att de passar färgerna, varumärket och länkarna för att göra det enklare för dina deltagare att uppleva ditt evenemang som du vill att de ska göra.

Innehållsbibliotek efter evenemanget

Helst kommer upplevelsen efter evenemanget att engagera registranter och deltagare långt efter att evenemanget är slut. Överväg att skapa en webbsida eller portal för on-demand webbseminarium eller evenemangsinnehåll och göra dem tillgängliga för dem som registrerade sig. Och för att hålla ditt eventinnehåll snyggt, planera att trimma dina videor och lägga till kapitel för att hjälpa dina deltagare och visningar att snabbt hitta det innehåll de behöver.

6. Gör det interaktivt.

Ditt jobb är att få tittarpubliken att känna att de är där personligen – även om de tittar i sina PJ:s. För att imponera på din onlinepublik, låt din digitala upplevelse matcha den kvalitetsnivå du kan förvänta dig av ett personligt evenemang. Skapa en engagerande upplevelse med verktyg som frågor och svar, liveundersökningar och livegrafik.

Ann Arbors filmfestivalteam använde livechattfunktionen för sina frågor och svar – och det fungerade som en charm. "Jag blev förvånad över hur mycket av den känslan av samhället jag kände när jag visste att alla såg det tillsammans", säger Leslie. "Chatten gav stor energi till onlineupplevelsen."

En del lovande feedback från Vimeos statistikrapportering över virtuella händelser visar att deltagarna tror att frågor och svar och handledning fungerar bäst när de tänker igenom de viktigaste händelseelementen.

7. Testa allt.

Första regeln för livestreaming? Testa. ALLT.

Det bästa du kan göra för att förhindra missöden under ditt onlineevenemang är att testa allt, men viktigast av allt, din stream. Testa arbetsflöden för primär utrustning, arbetsflöden för backuputrustning, ljudkvalitet, videokvalitet, internetanslutning och alla redundanser. Kanske viktigast av allt, bekräfta din uppladdningshastighet genom att testa din anslutning på en webbplats som Speedtest.net. Du bör schemalägga tid för att testa all din videoproduktionsutrustning både utanför och på plats.

Undrar du vilken utrustning du behöver för att livestreama? Läs detta.

8. Skapa en checklista för fjärrsändningar.

Det är troligt att (på kort sikt) ditt behov av att samarbeta med en distribuerad arbetsstyrka på ditt virtuella evenemang. Här är en snabb checklista över vad du behöver:

Checklista för fem punkters fjärrsändningar:

• Anslutning: Chansen är stor att ditt företags kontors wifi är bättre än vad du har hemma. Kontrollera dina hastigheter och använd en trådbunden anslutning när det är möjligt.
• Fånga: Hur kommer din publik att njuta av ditt innehåll? Tänk på vilka kameror och mikrofoner du kommer att använda och hur du tar in fjärrgäster till ditt virtuella evenemang.
• Koda: Vilken programvara kommer du att använda för att ta med ditt evenemang till internetetern? Vi är angelägna om Livestream Studio 6, men det finns andra alternativ där ute också.
• Distribuera: Var kommer ditt virtuella evenemang att bo? Fundera på om du vill säkra innehållet (som med SSO) eller sprida långt och brett (tänk simulcasting).
• Engagera: En vacker tittarupplevelse är bara en del av det som gör en fantastisk virtuell händelse. Verktyg för publikengagemang som live frågor och svar, omröstningar och chatt kan ytterligare skapa en minnesvärd händelse.

Checklista för virtuella händelser

Gör evenemangsplaneringen enklare med den enkla men kanske virtuella evenemangschecklistan

9. Förbered dig på "Murphys lag."

"Allt som kan gå fel kommer att gå fel", säger Tom. Men låt inte det skrämma dig! Om du identifierar de saker som kan gå fel kan du skapa en plan för hur du ska hantera dem. Gå in med en plan, solid teknik, en förstklassig biljettplattform och rätt support, så är du beredd på allt som kommer i din väg.

För att lära dig mer, kolla in våra Vimeo-experter om hur man planerar ett virtuellt evenemang.

5 anledningar till varför virtuella händelser påverkar

Vi förstår. Att svänga till en virtuell händelse för första gången kan vara skrämmande. Runt om på internet är det tydligt att virtuella evenemang är ett effektivt sätt för evenemangsmarknadsförare att utöka sin räckvidd. Här är några anledningar till varför din nästa digitala upplevelse kan ge ännu mer utdelning än din förra IRL.

Virtuella händelser utökar din räckvidd.

Vi har sett kunder öka sin räckvidd 50 gånger genom att simulera en konferensström till sociala kanaler som LinkedIn, Facebook och mer.

Leslie Raymond, chef för Ann Arbor Film Festival, noterade att de kunde nå fler människor än någonsin under deras första år som virtuellt. "Vi såg vår publik växa från 10 000 biljettinnehavare till 16 000 streams från 50 länder, med över 27 000 tittare för hela veckan", säger Leslie.

Virtuella händelser demokratiserar din upplevelse.

Anthony Rudolf, partner på den kreativa byrån Co.create NYC, använder livevideo för sin årliga välkomstkonferens för hotellarbetare:

"Vi har använt livevideo på välkomstkonferensen sedan dag ett. Restaurang- och hotellarbetare är överarbetade och underbetalda, så sannolikheten att de skulle ha tid eller ekonomi att delta var liten. Vi tittade på video som ett sätt att verkligen demokratisera de samtal som pågick.”

Virtuella händelser förlänger hållbarheten för ditt innehåll.

Ditt innehåll slutar inte vara värdefullt när onlinekonferensen är över. Videor och samtal kan leva vidare som en varumärkesbaserad, sökbar upplevelse som kan fortsätta att driva engagemang.

Virtuella händelser gör att du kan bli kreativ.

Med en upplevelse endast online kan du spela med innehållsformat, ta in ytterligare talare som fjärrgäster, utforska nya intäktsströmmar och engagera din publik på ett mätbart sätt. Will Steinberg, medordförande för eventmarknadsföringsbyrån Zinc, har hittat ännu fler möjligheter för kundengagemang med hjälp av virtuella evenemang:

"Vi hittar fler pedagogiska element i livestreaming i motsats till vad vi har gjort i det personliga rummet", säger Will. "Med våra kulinariska evenemang brukade en kock göra en demonstration och gästerna kunde njuta av sin matupplevelse på plats. Nu skickar vi ut matpaket och märkesförkläden innan livestreamen ens börjar, och det har blivit en mycket mer praktisk upplevelse.”

"Det är en enorm fördel som vi aldrig riktigt kunde dra nytta av tidigare under personliga evenemang."

Virtuella evenemang är här för att stanna.

Även om ökningen av virtuella evenemang under 2020 i första hand hjälpte deltagare och evenemangsplanerare att samlas på ett säkert sätt, är det uppenbart att formatet är här för att stanna. Faktum är att rapportering av virtuella händelser från Vimeo avslöjade att 72 % av deltagarna i undersökningen förväntar sig att delta i lika många, om inte fler, onlineevenemang när de personliga evenemangen är tillbaka.

För att ligga steget före bör marknadsförare överväga hur man skapar övertygande virtuella evenemang som ger deltagarnas engagemang och passar in i deras övergripande marknadsföringsstrategi.

Ursprungligen publicerad den 7 augusti 2020. Uppdaterad den 13 maj 2022.

Slå live med ditt nästa virtuella evenemang