Hur man löser 10 vanliga träningsproblem med video

De flesta tränare, både formella och informella, har samma mål:att få inlärning som fastnar.

Problemet med det är, ja, problem. Det finns massor av vägspärrar som dyker upp när du försöker få andra människor att absorbera information, särskilt om du inte är ämnesexperten.

I det här inlägget undersöker vi tio smärtpunkter som videoträning tar upp – den första är tiden och pengarna som spenderas på ansikte mot ansikte för repetitiva uppgifter.

Problem #1:träning ansikte mot ansikte är tidskrävande och dyrt

Grundlig utbildning för medarbetarna är helt nödvändig för att underlätta produktivitet och säkerhet, men det kan snabbt bli tidskrävande och dyrt. Amerikanska företag spenderade uppskattningsvis 70,65 miljarder dollar på utbildning 2016 och förlorade i genomsnitt 53,8 produktivitetstimmar per anställd samtidigt som de vände sig, enligt Training Magazines 2016 "Training Industry Report."

I de flesta fall är det inte lönsamt att minska utbildningen, särskilt för hälsovård, finans, myndigheter och andra strikt reglerade branscher. Men högkvalitativ utbildning på kortare tid är en verklig möjlighet och är nödvändig för företag som vill minska kostnaderna och besvären som är knutna till att förbereda jobbet ansikte mot ansikte.

Steg ett är att ersätta vissa ansikte mot ansikte-inriktningar och träning med videobaserat lärandeinnehåll. Personlig utbildning upptar schemat för minst två personer vid varje given tidpunkt – praktikanten och den anställde som administrerar utbildningen.

Medan nyanserade funktioner oundvikligen kräver fysiska demonstrationer, kan mer universella uppgifter som att fylla i tidkort eller grundläggande, repetitivt kunskapsarbete på ett skickligt sätt kommuniceras med en välproducerad serie demonstrationer och föreläsningar på skärmen.

Att flytta lämplig träning ansikte mot ansikte till videobaserad träning kan minska tid och därmed pengar. Spela in det en gång, dela det så många gånger du behöver.

Problem #2:Schema kan vara en mardröm att samordna

Tid som spenderas i träningspass ansikte mot ansikte föregås ofta av en kamp i uppförsbacke för att samordna scheman. Dessutom är utbildningskoordinatorer ofta under press att slutföra utbildning inom snäva tidsramar.

Detta är en kamp med tanke på hur många människors scheman som måste beaktas:

• HR-representanter som ansvarar för att administrera och/eller koordinera utbildningssessioner.
• IT-teammedlemmar behövde hjälpa till med demonstrationsinställningar.
• Ämnesexperter från andra avdelningar eller platser.
• Nya elever, som alltför lätt dubbelbokas när de ökar.
• Högre nivåchefer begär att få delta i vissa sessioner.

Det fina med videobaserad träning är att den enkelt kan spelas in vid en tidpunkt som är bekväm för dem som administrerar sessionen och passas in i praktikanternas scheman utan överdriven samordning mellan flera parter. Sessioner kan också sparas och delas via webbaserade plattformar för att användas senare när teamen växer.

På detta sätt faller ingenting, och ingen, mellan stolarna.

Problem #3:Att träna över hela världen är svårt

Utbildning är ofta en nationell eller multinationell strävan som kräver omfattande resurser och samordning. Kostnaderna för att resa till och från olika kontorsplatser, och, i vissa fall, att hyra utrymme för att hålla ett träningspass, ökar verkligen. Samtidigt kan samordning av scheman runt flera tidszoner snabbt bli en hårklyveriövning.

Språkbarriärer kan också ge problem under utbildningsseminarier, vilket kräver att översättare ser till att alla får värde av upplevelsen.

Allt detta väcker frågan:Är kostnaden och komplexiteten för global utbildning motiverad?

I vissa fall, ja. Men ofta kan video användas som ett substitut. När du till exempel tar in ny personal kan du använda programvara för skärminspelning eller videoredigering för att spela in webbseminarier och utbildningsdemonstrationer. Dessa videor kan sedan redigeras för att inkludera bildtexter eller undertexter, översättningar eller till och med frågesportfrågor för att mäta hur väl tittarna lär sig innehållet. Ännu viktigare är att dessa utbildningstillgångar också fungerar som skalbara och repeterbara resurser.

Med andra ord, med video kan organisationer skapa kortfattat, övertygande referensmaterial som anställda kan se asynkront och över hela världen, och med textning på deras språk efter behov.

Problem #4:I' har bara en chans att fånga allt jag behöver från min ämnesexpert

Videokonferenser mellan två eller flera personer är ett bra sätt att dela information och idéer. Den är också idealisk för att kommunicera komplex och teknisk information som kan vara specifik för vissa specialister, till exempel inom medicinska områden.

Detta beror på:

• Hjärnan bearbetar bilder 60 000 gånger snabbare än ord, enligt Fast Company.
• Människor behåller innehåll med bilder bättre än bara ljudinnehåll.

Men alla som har deltagit i ett möte känner till känslan av att försöka vara uppmärksam samtidigt som de gör detaljerade anteckningar. När personen på andra sidan skärmen är en upptagen ämnesexpert som inte är lättillgänglig, måste du se till att du får rätt information första gången. Eller gör du det?

Med verktyg för skärminspelning och videoredigering kan användare spela in intervjuer så att de kan vara 100 procent engagerade under intervjuer och konversationer.

Alternativt kan en praktikant skicka en lista med frågor till en upptagen ämnesexpert (eller SME), som kan svara på dessa frågor i videoformat. Hur som helst, genom att använda video för små och medelstora företagsintervjuer möjliggörs skapandet av en permanent multimediaresurs som kan spelas upp på begäran i varierande hastigheter och till och med kommenteras med markörer och anteckningar om det behövs. Du kan till och med få videon transkriberad för att omvandla ljudet till text om det behövs.

Fånga, konsumera, kommentera, upprepa.

Problem #5:kompetensflykten är verklig

I sin bok Informal Learning:Rediscovering the Natural Pathways som inspirerar till innovation och prestanda, jämförde Jay Cross formell träning med att åka buss, där föraren tar dig dit du behöver vara, och informell träning med att cykla, där du gör din egen väg, enligt Brainshark.

Precis som du kan behöva en buss en dag och en cykel en annan, har både formell och informell videobaserad utbildning sin plats i den moderna verksamheten.

Formell utbildning är effektiv för att etablera en kunskapsbas för nyanställda. Det är också avgörande för oflexibla processer som medicinska protokoll och efterlevnadshantering. Processer som denna måste vara exakta och därför förmedlas på ett procedurmässigt sätt snarare än som ad hoc-lärdomar. Formell utbildning ges vanligtvis i en avsiktlig ordning, av en specifik och ibland certifierad tränare, inom en erforderlig tidsram – till exempel en videoserie för teknisk säkerhetsprocedur.

Informell träning sker mer på en lär-som-du-gå-basis. Föreställ dig till exempel att ditt företag har ett datahanteringssystem som byggts internt, men de anställda som byggde det slutar eller går i pension. All deras expertis och kunskap kommer också att lämna med dem, vilket orsakar ett tomrum i kunskap som kommer att vara svårt att fylla. Informell utbildning kan lösa detta genom att anställda skapar utbildningsfilmer kring sina egna kompetensområden. När affärsprocesser utvecklas och blir mer effektiva kan anställda skapa videoinnehåll som delar självinlärda bästa praxis.

Det fina är att du enkelt och prisvärt kan skapa både formella och informella utbildningsprogram med video och skärmsändningar i hela din organisation.

Problem #6:Jag arbetar med smarta människor. Hur lär jag mig av dem?

Det finns mycket värde i en välproducerad serie introduktionsvideor som hjälper anställda att vänja sig vid sina roller snabbt och billigt. Men det finns också ett värde i den organiska utvecklingen av en utbildningsgemenskap som anställda kan bidra till och lära av ad hoc.

Denna process, som kallas socialt lärande, sker inte formellt eller på ledningens begäran. Det är snarare det naturliga resultatet av att demokratisera visuella kommunikationsverktyg. Exempelvis, om någon som blir ombedd att förklara pivottabeller tillräckligt många gånger har tillgång till lättanvända verktyg för att skapa video, kan de bara gå vidare och spela in en snabb "Hur gör man"-video.

Den andra delen av det är att ha ett nav där dessa videor kan laddas upp och delas med en relevant publik.

Med intuitiva verktyg för skärmfångst och en samarbetsplattform för delning kan arbetsplatskunskap och utbildning samlas in.

Problem #7:Slide-decks blir tråkiga...snabbt

Slide deck fyller en användbar funktion:att organisera och presentera innehållstunga träningspass med korta sammanfattningar och visuella medier.

Problemet är att för många bildspel misslyckas med elementet "visuella media" genom att inte använda bilder eller media alls. Målet med alla bra bildspel bör vara att berätta en historia, inte att läsa fakta och information från en skärm ordagrant. En del av att berätta den historien är att visa publiken något som visuellt kommunicerar budskapet.

Ett av de bästa sätten att undvika att skapa ett vardagligt eller överväldigande bildspel är att inkludera skärmdumpar, GIF:er och videoklipp. Presentatörer kan visuellt kommentera skärmdumpar för att mer effektivt illustrera deras poäng. Inga fler överdrivet långa punktlistor.

Video och animerade GIF-bilder livar också upp presentationen.

Vem har sagt att rutschbanor måste vara tråkiga?

Problem #8:Kommer du ihåg träningen för tre månader sedan? Inte jag heller...

Den största nackdelen med traditionella, personliga träningssessioner och skriftliga utbildningsmanualer är att det är lätt att glömma innehållet och svårt att hitta det när du behöver det senare. Istället för att gräva tillbaka genom tidigare anteckningar från träningspass, tänk om den inledande träningen hade spelats in och sedan delat upp i flera korta videor?

Videorna skulle fungera som kort, lättsmält innehåll som kan absorberas snabbt, men också passivt. Med andra ord kan den ses om och om igen efter behov, och med mycket lite arbete från den anställdes sida. Spela bara in den ursprungliga träningen och dela upp den i mikrovideor som alla kan titta på när de behöver.

Ett annat alternativ är att inkludera en innehållsförteckning för utbildningsvideor, som låter tittarna hoppa till de mest relevanta ämnena i videon, beroende på deras behov vid tillfället.

Presentera det en gång, titta på det en gång och referera till det så många gånger du behöver.

Problem #9:Så mycket träning, så lite tid

Det tar dubbelt så lång tid att anställa företag än för bara några år sedan, noterade The Wall Street Journal. Förståeligt nog är chefer därför angelägna om att snabbt utbilda nya medarbetare. Detta innebär att företag är under press att undervisa anställda snabbare på en kortare tidsperiod.

Men chefer vill inte heller lämna nyanställda och känna sig oförberedda på att hantera uppgifter som läggs på dem – vilket alltför ofta är fallet. Enligt HR Morning slutar ungefär en tredjedel av de anställda inom de första sex månaderna av anställningen, och det fjärde vanligaste skälet till att lämna är "otillräcklig utbildning."

Ett sätt som företag har försökt ändra på är att använda video för att mer effektivt förmedla information i ett engagerande, minnesvärt format. Enligt Forrester är det 75 procent större sannolikhet för anställda att titta på utbildningsvideor än att läsa utbildningsdokumentation.

Som en extra bonus för arbetsgivare låter många videoredigerare dig lägga till frågesportfrågor för att kontrollera om din tittare lär sig innehållet korrekt, så att utbildare kan hålla koll på användarnas framsteg.

Med mer användarvänliga verktyg för att skapa video på marknaden är det enklare än någonsin att skapa engagerande videor som innehåller rörlig grafik, effekter och bildtexter, snarare än att bara en tränare pratar igenom innehållet. Ge människorna vad de vill ha – engagerande videobaserat utbildningsinnehåll som presenterar ett budskap kortfattat och minnesvärt – och de kommer att vara mer benägna att ge dig det du vill ha:en kortare inlärningskurva och en längre anställningstid.

Problem #10:Skalningsträning är komplicerat

Sist men inte minst, i takt med att företag växer och förändras måste utbildningen förändras för att hålla sig fräsch.

En anmärkningsvärd fördel med att använda video och andra eLearning-medier är att du kan skapa och dela mer träningsinnehåll på kortare tid. Istället för att utveckla en serie bildspel, koordinera scheman och leverera flera sessioner till användarna, kan utbildningskoordinatorer fokusera på produktionen av multimediautbildningsresurser som kan levereras till praktikanter utan några fysiska presentationer eller schemaläggningsutmaningar.

En annan stor fördel med videobaserat utbildningsinnehåll är att du alltid kan redigera det om innehållet behöver ändras eller uppdateras, och sedan helt enkelt distribuera det uppdaterade innehållet istället för att kalla tillbaka alla för träning ansikte mot ansikte.

Dessutom möjliggör video delning av kunskap, presentationer och demonstrationer mellan anställda och säkerställer att det finns en gemenskap för både formellt och informellt lärande.

Ljus, kamera, träning.