Faktureringskunder har inte att vara skrämmande. Följ dessa sju bästa metoder för att göra dina fakturor tydliga och professionella.
Omslagsbild via Rawpixel.com.
I en perfekt värld, när ett frilansvideoprojekt väl är slutfört, skulle kunderna vara alltför glada över att lämna över en hög med kalla, hårda kontanter (tillsammans med en presentkorg från Lands’ End inklusive flera säsongsanpassade fleeces). Men i den verkliga världen är det väldigt sällan fallet.
För det mesta faller ansvaret på frilansaren att leverera en faktura vid den mest lämpliga tidpunkten. Detta är inte alltid i slutet av ett projekt eftersom vissa projekt helt enkelt aldrig tycks ta slut. Hur som helst, att skapa en detaljerad, professionell och direkt faktura kan hjälpa till att flytta fram saker och definiera hur, när och hur mycket dina kunder ska betala för ditt hårda arbete.
Låt oss titta på sju bästa metoder för frilansande videofakturor.
1. Hitta rätt mall
Du kan alltid göra en faktura från grunden. Att helt enkelt skriva något i en ordbehandlare är bra, men om du har några designkotletter kan du piska en på egen hand med ditt eget varumärke, logotyper, etc.
För resten av oss mindre designinriktade individer finns det gott om mallar tillgängliga online. Du kan hitta några för Microsoft Word, Google Docs och Apple Pages. De bör alla vara i stort sett likadana, men de bör ha vissa variationer i avstånd och layouter. Välj den som ger dig mest flexibilitet och rätt estetik för ditt varumärke.
2. Definiera projektomfattning
Helst bör du definiera projektets omfattning väl innan du går in i produktionen (eller efterproduktion, om det strikt är en redigeringsspelning). Ett kontrakt eller arbetsförklaring hjälper väl till att definiera dessa saker i förväg. (Du kan läsa mer om dessa saker här.) Men när du skickar en faktura är det viktigt att upprepa, punkt för punkt, den överenskomna omfattningen – och att du nu har slutfört varje uppgift.
3. Rad kontra fullt belopp
De flesta fakturamallar innehåller prisuppdelningar för rader. Dessa mallar kommer vanligtvis också att summera summan åt dig. Men, beroende på ditt projekt, kanske du vill eller kanske inte vill använda prissättning för rad (eller enhetsartikel); istället kan du bara lista hela belopp.
Fakturering av film och video blir knepigt när du börjar prissätta saker som redskapsuthyrning, timpris för redigering och uppkomna utgifter. Men även om en fakturasida kan fyllas upp, har jag upptäckt att kunder uppskattar uppdelningen rad för rad av hur du kom fram till dessa siffror.
Saker som kamera och utväxling är viktiga att ta med, eftersom många kunder snabbt kan ändra konversationen för att antyda att din kamera/utrustning på något sätt bara är en del av vad du laddar för att dyka upp och fotografera.
Om du har gått med på ett engångsbeloppsprojekt som inte är inställt på att ändras, är det ett bra sätt att visa hur mycket dina tjänster kommer att kosta att använda en raduppdelning för att summera ditt faktiska värde (och sedan dra av en rabatt för att uppfylla ditt ursprungliga avtal). i framtiden, samtidigt som du uppfyller ditt avtal.
4. Tydligt definierade slutdatum
.
När man arbetar med större företag och byråer (d.v.s. kunder som också arbetar för kunder), blir tydligt definierade slutdatum för leveranser viktigare (eftersom de behöver föra över dessa datum till andra i sina organisationer). De flesta fakturamallar kommer att innehålla ett utrymme för att lägga till anteckningar - det är här du kan lista tydliga datum. Här är ett exempel:
- Halvdags B-Roll Shoot — avslutad 10/2/17
- Intervjusession — avslutad 10/3/17
- Råmaterial och tillgångar — levererat via Dropbox 10/4/17
- Slutlig video (med revisioner) — levererad via Vimeo 10/14/17
5. Ladda ner länkar och filer
Det hjälper också att inkludera slutliga länkar för alla dina filer och leveranser med din faktura (antingen i anteckningarna eller i din faktura-e-post). Om du inte har diskuterat en avgift för arkivering och bevarande av filer kan du ställa in nedladdningar för en slutlig konsolidering av alla nödvändiga tillgångar och filmmaterial genom att använda Dropbox, WeTransfer eller Vimeo.
Du kan ta tillfället i akt och föreslå att de laddar ner alla bilder och tillgångar inom sju dagar (eller vad din filvärdwebbplats uppmuntrar), eftersom du inte kommer att kunna behålla dem längre än så. (Om din klient har ytterligare bekymmer kan du lösa något.)
6. Inkludera W-9
Bild via Zodiact.
Film- och videoproffs som är verksamma i USA som arbetar med projekt (eller projekt) som uppgår till över 600 USD under ett kalenderår måste fylla i ett W-9-skatteformulär där "arbetsgivaren" anges. Båda parter kommer att behöva detta formulär för sina skatter. Din kund kommer förmodligen att skicka detta till dig så småningom, men många större byråer skickar inte ens din faktura förrän de får din W-9.
För att komma igång med processen, behåll ett W-9-formulär som redan är ifyllt för att skicka med din faktura. Vissa företag kan begära en som innehåller deras information, men de kan bara lägga till det själva. Se bara till att uppdatera detta varje år.
Du kan läsa mer om W-9-formulär här och ladda ner en kopia här.
7. Ange ett förväntat förfallodatum (men erkänn protokollet)
Du kanske också märker att många fakturamallar har en plats för ett förfallodatum. Du kanske känner att något sådant här är onödigt (och skulle undergräva förtroendet), men om du arbetar med proffs bör de uppskatta dina förväntningar – och därför vara snabba med att meddela dig om de inte kan uppfylla dem.
Helst är det bäst när frilansare kan begära hälften av ett projekts betalning i förväg i form av en insättning. Men om du arbetar mot en faktura-vid-leverans-metod är det branschstandarden att ge ett intervall från två till sex veckor. De skulle mycket väl kunna leverera betalningar snabbare, men i många större organisationer skickas fakturafakturor till ett finansteam som kan ha sitt eget protokoll (vilket ibland kan vara 30 till 60 dagar). Ta reda på när du diskuterar omfattningen av arbetet så att du vet vad du kan förvänta dig.
Bonus:Fler gratis mallar!
- 100 gratis PDF-mallar för faktura
- Fakturamallar | FreshBooks
- Gratis fakturamallar för Word, Excel, Open Office
- Gratis fakturamall för videoproduktion
- Fakturamall för videoproduktion
Och för fler artiklar, information och resurser för frilansande film- och videoproduktion, kolla in några av dessa länkar.
- Tips för framgångsrik video- och filmfrilansning
- Frilansvideo:Håll en klient från att göra det
- Skatteavdrag och resurser för frilansare
- Frilansvideo:Hantera klientens förväntningar
- Frilansarkiv — PremiumBeat