Du behöver inte vara rädd för hybridhändelser – de har funnits i flera år. Under 2011 lanserade CDC ett fyra dagar långt hybridevenemang där 1 600 deltagare anslöt sig personligen och 1 875 CDC-anställda från hela världen gick med online. Mer än 50 % av deltagarna var avlägsna!
Video och livestreaming möjliggör flexibla sätt att ansluta, vilket är viktigt för personer som deltar i evenemang på distans eller arbetar hemifrån. Det senaste året har gett oss en möjlighet att utveckla traditionella evenemang på sätt vi aldrig föreställt oss.
I den här guiden kommer vi att prata om hybridevenemang och tips om hur man kör ett hybridevenemang med video. Låt oss dyka in!
Vad är hybridhändelser?
En hybrid händelse är en händelse med två olika, men sammankopplade upplevelser.
Detta kan se ut som en mässa, konferens, möte eller seminarium som kombinerar en levande, personlig aspekt med en virtuell evenemangsupplevelse. Det fantastiska med hybridevenemang är att det finns stor frihet att bygga den digitala komponenten.
Den digitala komponenten kan sträcka sig från inkludering av sociala medier till att livestreama hela evenemanget. Nyckeln till framgång är att bli kreativ och gå med på det som fungerar för din publik.
5 skäl att investera i hybridevenemang
Varför ska du investera i ett hybridevenemang? Även om din publik kanske inte alltid går med i ett evenemang personligen, är det fortfarande värdefullt att ha ad hoc-åtkomst till ditt evenemangsinnehåll. Att gå hybrid säkerställer att du kan nå en bredare publik genom att göra ett evenemang tillgängligt personligen och online.
Här är fem viktiga fördelar att tänka på när du är värd för ditt första hybridevenemang:
1. Utöka din räckvidd
Du är inte begränsad till den lokala publiken med hybridupplevelser. Du kan tillgodose och få kontakt med en global publik. Livestreaming av ett evenemang ger många fördelar, inklusive:utöka din räckvidd, få kontakt med din publik, bygga upp ditt varumärke, hjälpa till att marknadsföra produkter och (med rätt lösning) snabbt och enkelt få liv till ett evenemang online.
Hybrid utökar också horisonten för potentiella evenemangstalare. Vill du ha talang från en annan kontinent? Inga problem. Du kan låta högtalare bidra virtuellt.
2. Bygg fler sponsringserbjudanden
Eventsponsorer kan nu investera i två upplevelser med en hybridmodell. Det som en gång var en värld av sponsorbås och placering av logotypskyltar kan migrera till digitala fastigheter.
En hybrid evenemangssponsor kan utforska nya alternativ som att sponsra virtuella evenemangssessioner och workshops, leda virtuella nätverksupplevelser och mer. Hybridevenemang ger sponsorer fler skäl att investera i ditt evenemang samtidigt som du ökar intäkterna för ditt företag.
3. Nya möjligheter för publikengagemang
Hybridevenemang skapar möjligheter för publiken att mingla på flera sätt. Digital publik kan engagera sig med varandra och med personliga deltagare. På samma sätt kan personliga deltagare få kontakt med varandra och med digital publik genom livechatt och omröstningar som stöds av din plattform. Din virtuella plattform är ett medium som kopplar båda publiken till ett digitalt utrymme där det mesta av denna interaktion kan leva.
4. Stärk gemenskapen
En vanlig utmaning för en händelse av vilken typ som helst är att upprätthålla konversationen när händelsen är över. Hybridevenemang kan sömlöst övergå till en onlinegemenskap som din organisation kan vårda över tid. Deltagarna kan interagera med varandra och med ditt varumärke samtidigt som de får tillgång till on-demand-innehåll. Du kan till och med utforska hur du tjänar pengar på ditt eventinnehåll med VOD-streaming.
Fortsatt engagemang kommer också att bidra till att skapa fler affärer för din försäljningspipeline.
5. Lägre miljökostnader
Pandemin visade oss vilken påverkan minskat resande och energiförbrukning kan ha på miljön. Enligt IEA sjönk den globala genomsnittliga vägtransportaktiviteten till 50 % av 2019 års nivå i slutet av mars 2020.
Förutom att hjälpa miljön kan hybridevenemang minska ekonomiska risker. Det en gång riskfyllda hotellblocket med över 200 hotellsviter kan drastiskt minskas. Catering och engångsresurser minskar också.
Typer av hybridhändelser
Det som är bra med hybridevenemang är flexibiliteten. Du kan implementera ett hybridformat för både interna och externa evenemang. Jag ska dyka ner i några skillnader och vanliga användningsfall för varje händelsetyp.
Interna händelser
Interna evenemang hjälper till att fördjupa medarbetarnas engagemang, anpassa teamen och bidra till ett varumärkes grundläggande framgång. Men att samla alla anställda för ett möte är nästan omöjligt. Det är där en hybrid strategi kommer in.
Ge medarbetarna två alternativ att delta i ett möte:skapa scenen för dem som vill delta i ett personligt internt evenemang och utrusta de återstående distribuerade anställda med säker video, engagemangsverktyg och ett videobibliotek för att få tillgång till allt innehåll.
Här är några användningsfall för interna händelser som kan bli hybrid:
- Radhus
- SKO:er (Säljkick-offs)
- Återkommande teamsessioner
- Teambuildingworkshops
- Personlig och fjärrintroduktion
Externa händelser och virtuella händelser
Externa evenemang vänder sig till dina kunder, potentiella kunder och allmänheten. Avsikten här är ofta att generera nya affärer och fostra kunder. Att pivotera ditt personliga event till en typ av virtuellt event eller hybrid event hjälper till att utöka din räckvidd. Du kan se resultat som en ökning av evenemangsregistranter via din registreringssida eller ökade intäktsmål med ytterligare biljetttyper.
Här är några externa händelser att överväga för en hybridmiljö:
- Konferenser
- Seminarier
- Webinarier
- Mässor
- Produktlanseringar
- Kunduppskattningsevenemang
Tips för att skapa ett hybridevenemang
Det finns ingen bättre tid att komma igång! Många evenemangsarrangörer kommer att stå värd för ett hybridevenemang för första gången. Och med rätt strategi och videoverktyg kan alla organisationer eller företag skapa en framgångsrik hybridupplevelse. Kom bara ihåg:precis som alla andra evenemang är det viktigt att sätta dina mål för att få igång den kreativa processen.
Här är några steg du kan ta för att bygga din hybridupplevelse:
Sätt en realistisk strategi
Det finns några nya saker att tänka på när man tänker på hur man skapar ett hybridevenemang. Du kommer att vilja identifiera vilka komponenter som ska vara virtuella och vilka som ska vara personligen, vilka som kommer att vara involverade och beredskapsplanering.
Har problem? Nedan finns fem områden att tänka på när du kartlägger en evenemangsstrategi:
- Virtuell plats: Vad är gränsen för mängden innehåll din virtuella eller livestreamingplattform kan hålla? Detta inkluderar bandbredd och strömningsmöjligheter.
- Fysisk plats: Är din lokal tillgänglig och villig att vara värd för personliga evenemang? Om så är fallet, vad är lokalens kapacitet? Notera även eventuella säkerhetsåtgärder och krav.
- Sponsor och partners: Finns det en sponsringsmöjlighet för ditt hybridevenemang? Kontakta dina sponsorer för att få en känsla av hur villiga och redo de är att delta i ett hybridevenemang.
- Tilldela interna team: Bestäm vem från teamet som ska leda den fysiska evenemangsupplevelsen och den virtuella komponenten i hybridevenemanget.
- Reservplan: Ingen tycker om att tänka på det värsta scenariot. Men i händelse av låsningsåtgärder bör evenemangsplanerare förbereda sig på att bli 100 % virtuella.
Designa ditt evenemang med två typer av deltagare i åtanke
Det unika med hybridevenemang är att du förenar två olika målgrupper. Å ena sidan finns den personliga publiken som är närvarande vid ett fysiskt evenemang. De deltar för den där upplevelsemässiga händelsefaktorn. Under tiden består din andra publik av virtuella deltagare som ställer in sig på strömmande innehåll och engagerar sig med talare och deltagare.
Fråga dig själv, hur kommer publiken att engagera sig i innehållet? Hur kan jag ge min personliga publik en minnesvärd upplevelse samtidigt som jag håller kontakten med min virtuella publik? Du kan hitta dig själv med två olika interna team bakom kulisserna. Detta för att säkerställa att båda publikresorna förblir sammankopplade.
Fånga din publik med innehåll
Det sista din publik vill se är en ström av talare som presenterar från ett podium. Du kommer att vilja investera i professionell videoproduktion för att ge ditt innehåll en filmupplevelse.
Presentationer och grafik ska vara perfekta för att locka tittarna. Oavsett om dina talare är djupt inne i konversationen på scenen eller tar live frågor och svar under en webbseminariumpresentation, vill du se till att dina produktionsverktyg hjälper till att liva upp innehållet. Videostreaming av professionell kvalitet hjälper också till att hålla din virtuella publik inställd på skärmen.
Och glöm inte dina högtalare! Kom ihåg att förbereda och repetera med talare så att de är fullt förberedda för att leverera bästa möjliga innehåll. Ge personliga och virtuella talare med ett grönområde för att repetera och träffa produktionsteamet.
Skapa olika talmiljöer
När du tänker på scenografi och design, överväg att expandera bortom ett område för allmänna evenemangssessioner. Nya miljöer för olika typer av evenemangssessioner eller bara tillfälliga kollisioner kan komplettera den personliga upplevelsen. Det garanterar också att fjärrpublik kan uppleva olika evenemangsplatser. En förändring i scenografi kan tjäna ett liknande syfte.
Och för talare som bidrar virtuellt, se till att deras innehåll kompletterar programmet. Skicka högtalarpaket i förväg med detaljerade riktlinjer som deras virtuella session måste följa. Det hjälper alltid att skicka högtalarsatser för att hjälpa till med belysning och/eller varumärkesbakgrunder för bästa visuella presentation.
Skapa exklusiva upplevelser
Du vill ge din publik upplevelser som får dem att känna sig speciella oavsett var de lyssnar. Här är två idéer för att skapa en känsla av exklusivitet för både din personliga och virtuella publik:
- Marknadsför värdet av varje upplevelse: Fundera på hur du kan göra varje upplevelse annorlunda. Till exempel, för personliga biljettinnehavare, erbjuda en VIP-upplevelse för de första 50-100 deltagarna. Kapacitetsbegränsningar kan också driva upp efterfrågan. För de virtuella registranterna eller biljettinnehavarna, ge smygtitt, bakom kulisserna klipp eller tidig tillgång till innehållspresentationer.
- Rapportera live från evenemanget: Se detta som ditt interna nyhets- eller mediateam. Rapportera live från det personliga evenemanget och sänd till din virtuella publik. Du engagerar inte bara dina personliga deltagare, utan du utökar också det engagemanget till den avlägsna publiken. Rapportera mellan sessionerna och intervjua både deltagare och talare. Kom bara ihåg att rapportera från händelsen skulle skilja sig från värdskap händelsen.
Ha kul med format
För distansdeltagare, överväg att skicka material eller relevant swag (eftersom de relaterar till innehållet) före evenemanget. Detta kan uppmuntra digital publik att testa en produkt hemifrån och dela sina erfarenheter under en session. Använd livechatt, omröstningar, virtuella grupprum och mer för att skapa engagemang och tillfälliga kollisioner mellan digitala deltagare.
För personliga deltagare, ändra inställningen med både inomhus- och utomhusmiljöer. Gör sessionerna mer interaktiva med virtual reality-element. Ge framför allt dina deltagare utrymme. Med så mycket som händer i en hybridmiljö, ge din personliga publik tid att smälta både själva evenemanget och värdefullt innehåll.
Koppla ihop båda publiken med rätt team
Försök att inte överväldiga dig själv med den tekniska aspekten av ett hybridevenemang. Först vill du se till att du har rätt plattform för att koppla ihop båda målgrupperna. Du vill se till att du har lämpliga team redo att övervaka följande:
- IT-felsökningsteam: Ha plattformsexperter på däck för eventuella problemlösningsbehov. Deras roll hänför sig enbart till tekniska aspekter av din livestreaming eller virtuella plattform.
- Samhällsengagemang: Tilldela teammedlemmar som moderatorer eller värdar i alla virtuella breakouts, livechatt och appar.
- Team för sociala medier: Utse ett team för att hantera onlinegemenskaper och dela innehåll på dina sociala plattformar.
Investera i en professionell livestreamingupplevelse
Videokvalitet är absolut nödvändigt i en hybrid evenemangsvärld. Dina virtuella deltagare vill ha en professionell sändningsupplevelse.
Även om din livestreamingplattform kan hjälpa till att leverera högkvalitativ video, rekommenderar jag att du investerar i ett produktionsteam för att utföra den personliga och virtuella upplevelsen. Ett bra produktionsteam kommer att veta hur man hanterar båda. Detta innebär att de kan utföra de personliga aspekterna som belysning, kamera, ljud, presentations-/videoövergångar etc.) och hantera strömmen för den digitala tittarpubliken.
Eftersom budgetar tenderar att öka här, notera denna kostnad tidigt. Att anlita ett professionellt produktionsteam är väl värt investeringen. En professionell producent, ljudoperatör och ingenjör kan hjälpa till att förverkliga en framgångsrik hybridvision.
Skapa en fantastisk upplevelse på plats
Även om mycket av fokus verkar ligga på den avlägsna publiken, behöver din fysiska publik också en fantastisk upplevelse. Allt detta kretsar kring upplevelsen på plats. Med färre deltagare personligen kan du investera i allt upplevelserikt som evenemangsincheckning, nätverksverktyg och mat!
Be om feedback efter evenemanget
Grejen med hybridevenemang är att vi kommer att lära oss och experimentera ett tag. Det betyder att feedback är avgörande. Använd omröstningar och undersökningar för att få feedback från din publik. Svaren hjälper dig att förfina din hybridstrategi för framtiden.
Fånga rätt analys
Händelseanalyser kan inkludera evenemangsregistranter, personliga och virtuella deltagare, publikens engagemangspoäng, innehållsvisningar, visningstid, talarinsikter och mer. Om du använder en evenemangsapp eller en kommunikationsplattform som Slack eller Discord, övervaka topptider för engagemang. Notera populära ämnen eller innehållsvyer för att få bättre information om vad som driver deltagarna.
Var flexibel
Förbered dig på det oväntade. Hälsoriktlinjer, statliga protokoll och nationella mandat kan påverka personliga och hybridhändelser. Det är viktigt att ha ett flexibelt tänkesätt och en genomtänkt plan om samling inte är ett alternativ.
Här är några tips för att förbereda ditt evenemang för det oväntade:
- Varplatsförhandling: Innan du är redo att skriva på den streckade linjen för din personliga plats och leverantörer, se till att det finns en extra klausul som räddar dig från en förlust om en ny omgång av låsningar skulle inträffa.
- Produktions-ROS :Förse ditt produktionsteam med två serier av shower:en för ett hybridevenemang och en för ett virtuellt evenemang. Skulle det bli en pivot i sista minuten kommer du att vara utrustad med plan B.
- Riktlinjer för högtalare :Kortfatta alla er personliga talare för ett virtuellt scenario. Inkludera detaljer i högtalarpaketet som referens om det finns ändringar i sista minuten.
- Vrid personliga biljetter: Ha en plan för att konvertera personliga biljetter till virtuella.
Avsluta
Händelserna har förändrats dramatiskt under det senaste och ett halvt året. Hybridevenemang ger oss möjligheten att skala, nå och engagera en större publik.
När du navigerar i hybridmodellen, fråga dig själv, "Hur kan vi göra saker bättre?" Det kan kännas som att du alltid försöker optimera evenemangslogistik, marknadsföringsstrategier och genomförande. Men evenemangsproffs finns i en bransch som ständigt förändras. Och med kraftfulla videoverktyg till hands kan du klara av hybridevenemang.