Det är en klassisk gåta:Du behöver bra video- eller självstudieinnehåll, men du är ingen expert på området. Å andra sidan är dina ämnesexperter inte precis experter på videoskapare och du behöver något som ser professionellt ut.
Så vem ska göra videon?
Stora företag spelar till sina anställdas styrkor och det gäller även för innehållsskapande. Så precis som ordspråket säger, lagarbete får drömmen att fungera.
Att vara en innehållsskapare innebär att behöva veta lite om många saker. De flesta av oss måste kunna skriva, göra lite grundläggande grafisk design eller bildredigering, videoarbete och mer. Det är utöver att ofta behöva veta lite om vad det än är du skapar innehåll för.
Men bra instruktions- och träningsvideor kräver mer än godkänd kunskap.
Det är där din ämnesexpert (SME) kommer in.
I en perfekt värld skulle all interaktion med ditt små och medelstora företag vara sömlös, felfri och smidig, men det är inte alltid fallet.
Den här guiden ger några användbara tips om hur du får ut det mesta av dina interaktioner och relationer med dina olika små och medelstora företag, samt några vanliga fallgropar att undvika.
Vad är en ämnesexpert och varför är de viktiga?
Chansen är stor att om du skapar innehåll av något slag har du varit tvungen att arbeta med en ämnesexpert vid ett eller annat tillfälle - du kanske inte har insett det just då!
Ditt små och medelstora företag är precis vad det låter som - personen som är expert på ditt innehållsämne. Det kan vara någon i ditt team, en annan kollega från någonstans utanför din avdelning, eller till och med någon helt utanför ditt företag.
När det gäller att skapa utbildnings- eller handledningsinnehåll kan ditt små och medelstora företag göra stor skillnad. Föreställ dig att skapa en video om hur du arbetar i ett program när du bara känner till ett fåtal av funktionerna. Visst, du kan lyfta fram bra information, men din video skulle inte vara komplett. Det är inte bra innehåll.
Ditt SME fyller i dina kunskapsluckor och säkerställer att allt du visar och delar är korrekt och komplett. De kan ge värdefull kontext och teknisk kunskap som gör dina videor mer fördelaktiga för dina tittare.
Se dem som din egen privata kunskapsbank.
Som sagt, alla tänker inte som en innehållsskapare. Så även om små och medelstora företag kanske har all kunskap som behövs för att skapa bra innehåll, är de inte nödvändigtvis det lämpliga valet för att faktiskt skapa innehållet.
Men hur skapar du en bra arbetsrelation med ett små och medelstora företag för att säkerställa att innehållet du skapar tillsammans blir det bästa det kan bli?
10 tips för att arbeta med ett SME
Som nämnts ovan, i en perfekt värld skulle varje interaktion med ett SME gå utan problem. Men av en mängd olika anledningar, ibland är det inte fallet. Men det finns några säkra sätt att se till att den stora majoriteten av din tid som du arbetar med ett små och medelstora företag är produktiv och effektiv.
1. Välj rätt ämnesexpert
Det här kan tyckas vara en självklarhet, men det kan vara lite knepigare än du kanske tror. Till exempel, när ett projekt just är igång kan din projektledare eller annan gruppmedlem ha ett förslag på vem du ska arbeta med. Men det kanske inte alltid är den bästa personen för jobbet.
För att säkerställa att du tar hjälp av rätt små och medelstora företag och undviker att slösa bort din och deras tid, se till att du förstår parametrarna för projektet innan du sätter igång.
Till exempel, för en programvaruutbildningsvideo, kan det vara vettigt att ta tag i en av utvecklarna för att hjälpa dig få den kunskap du behöver. Men det kan också vara fördelaktigt att arbeta med sin projektledare istället. Medan en utvecklare kanske har den tekniska kunskapen om hur produkten fungerar, kan en projekt- eller produktmarknadschef bättre förstå "varför" bakom funktionerna.
Andra gånger kan du behöva ta hjälp av flera små och medelstora företag. Kanske ett SME kan ge dig det bästa tekniska utseendet, men du behöver också hela historien av andra skäl. I så fall kan det vara nyckeln till framgång att ha två till.
Ibland kanske du inte har något val. Du kan bli tilldelad att arbeta med någon eller en viss person kan vara det enda små och medelstora företaget i din organisation eller tillgänglig för dig vid den tidpunkten. I så fall kanske du får nöja dig.
2. Definiera förväntningar
När två eller flera personer arbetar tillsammans är det bäst att alla har en tydlig och delad förståelse för sin roll och hur den förhåller sig till din, såväl som de fullständiga parametrarna för projektet och vad som förväntas av varje person. Se till att ditt små och medelstora företag känner till den exakta processen för att slutföra projektet.
Var tydlig redan från början vad du behöver från ditt små och medelstora företag, inklusive sådant som tidsåtgång, vilken typ av kunskap du behöver hjälp med, tidsram för projektet och förfallodatum, etc.
Att känna till dessa saker i förväg kan räcka långt för att minska förvirring och/eller frustration under hela processen.
Åh, och det är alltid bäst att ha dessa saker dokumenterade, så att när det finns en fråga eller konflikt kan du gå tillbaka till dokumentet för förtydligande.
3. Sätt upp realistiska förväntningar och mål
Vill du se till att ett projekt är dömt från början? Sedan för all del, sätt upp en hel massa orealistiska förväntningar och mål.
Åh, vad är det? Vill du att ditt projekt ska lyckas? Var då realistisk.
Detta kommer att variera från projekt till projekt, men tänk på att ditt små och medelstora företag har ett jobb och sannolikt inte kan vara tillgänglig för dig med ett ögonblicks varsel. Se till att du bygger i tid för möten, innehållsrecensioner, feedbacksessioner med mera för att säkerställa att du inte kämpar för att hitta tid att få det gjort.
På tal om det, glöm inte att sätta en realistisk tidslinje för att slutföra projektet. Se till att din ämnesexpert vet hur mycket av deras tid som kommer att krävas och när de kan förvänta sig att tidskravet är över.
4. Var förberedd
Även om du kanske inte är experten, finns det ett antal sätt du kan hjälpa till tillsammans med en del grundläggande förberedelser. Om du arbetar med ett små och medelstora företag inifrån ditt företag, är chansen stor att du åtminstone har grundläggande kunskaper om ämnet. Men även då, se till att du inte kommer in i förhållandet utan rätt sammanhang. Om du inte vet något om ämnet, gör lite research inför eventuella möten eller intervjuer.
Åtminstone bör du:
- Känn till nyckeltermer kring ämnet
- Ha förståelse för och kunna förklara projektets ämne och mål
- Vet varför publiken behöver veta om ämnet
- Har några frågor redo för att kickstarta konversationen
När reportrar intervjuar människor för artiklarna de skriver, gör de en bra mängd research om personen och/eller intervjuämnet långt innan intervjun sker. Gör ditt bästa för att komma förberedd så kommer din ämnesexpert att uppskatta dig ännu mer.
5. Ställ bra frågor
Som nämnts ovan är det viktigt att ha frågor redo att ställa för att hålla konversationen igång. Men se till att dessa frågor verkligen hamnar i hjärtat av det du behöver veta.
Men visste du att det finns olika typer av frågor du kan ställa? Här är några exempel.
Stängda frågor
Slutna frågor kräver vanligtvis bara ett enda ord eller kort fras för att svara (ofta bara ja eller nej) och är värdefulla för att bekräfta fakta, öppna en konversation och hjälpa dig att behålla kontrollen över konversationen.
Några exempel:
- Vill vi lyfta fram den här funktionen?
- Träffas vi idag eller imorgon?
- Hade du en chans att titta på utkastet?
Öppna frågor
Öppna frågor får vanligtvis mycket längre svar och är perfekta för att få fler detaljer och bjuda in till en dialog.
Några exempel:
- Vad kan du berätta om den här funktionen?
- Vad skulle hända om …?
- Varför ska våra kunder veta om detta?
- Vilket skulle vara det bästa användningsfallet för detta?
- Hur skiljer sig detta från tidigare versioner?
- Kan du förklara i detalj hur någon skulle använda detta?
6. Använd aktivt lyssnande
Att ställa bra frågor kommer att ta dig en del av vägen, men för att verkligen slutföra jobbet måste du lyssna och förstå svaren som ges.
Detta innebär att ge din ämnesexpert din odelade uppmärksamhet. Skanna inte rummet eller kolla efter meddelanden i telefonen. Kontrollera och svara inte på e-postmeddelanden. Låt ditt små och medelstora företag veta att du värdesätter deras tid och deras kunskap.
Här är några tips för att träna aktivt lyssnande:
- Vänd dig mot talaren och behåll ögonkontakt
- Var närvarande och var uppmärksam
- Håll ett öppet sinne
- Lyssna på orden och försök föreställa dig vad SME säger till dig
- Avbryt inte. Vänta på naturliga pauser för att ställa klargörande frågor
- Ställ bara frågor för att säkerställa förståelse
Slutligen, när ditt små och medelstora företag är färdigt med att förklara, är det en god praxis att ge ett sammanfattande uttalande för att hjälpa dem och du säkerställer att du verkligen förstår vad de just förklarade. På så sätt kan eventuella missuppfattningar eller missförstånd hanteras direkt.
Du kan också fråga om ditt små och medelstora företag tillåter dig att spela in mötet. Det gör att du kan gå tillbaka och höra allt du behöver för att förtydliga.
7. Respektera ditt små och medelstora företags tid
Det här är ytterligare en som kan verka som en enkel sak, men kom ihåg att ditt små och medelstora företag har ett annat jobb förutom att hjälpa dig med ditt videoprojekt. Se till att du maximerar din och deras tid genom att vara förberedd och genom att se till att varje möte är absolut nödvändigt. Kom i tid till dina möten och avsluta dem vid utsatt tid.
8. Återanvänd innehåll
Talar eller skriver din ämnesexpert regelbundet om ämnet du skapar innehåll om? Uppfinn inte hjulet på nytt! Om ditt små och medelstora företag har innehåll som redan har skapats kring ditt ämne, kan det vara det perfekta sättet att komma igång med din video. Även om det inte fungerar perfekt, har du ett bra ställe att börja och kan få värdefull information innan du går in i fråge- och svarssessionerna.
Ett varningens ord dock:Bli inte instängd i ett visst sätt att tänka om ditt ämne bara för att innehåll har skapats från ett perspektiv. En bra innehållsskapare förstår att nya perspektiv kan hjälpa människor att förstå nya koncept eller stärka förståelsen. Var inte rädd för att ta det som har gjorts och vänd på örat om det behövs!
9. Välkommen med feedback från ditt SME
Ett av de vanligaste misstagen som innehållsskapare gör när de tar hjälp av ett små och medelstora företag är att inte anlita deras feedback när projektet går vidare. Ditt SME är mer än bara ett uppslagsverk för kunskap om ämnet. Ditt små och medelstora företag kan och bör ha värdefull feedback om hur du presenterar dina exempel, de verkliga sätten användare kan använda en funktion på, vanliga arbetsflöden och mer. När du skapar dina manus, storyboards och videoinnehåll, se till att ditt små och medelstora företag har en chans att granska och erbjuda hjälp som i slutändan kan spara massor av tid på vägen.
10. Erkänn deras insats
Det känns fantastiskt att skapa ett bra innehåll och bli uppmärksammad för din prestation. Att få beröm från din chef eller höra en kund eller kollega berätta för dig att videon verkligen hjälpte dem att göra din dag.
Detsamma gäller ditt SME!
Se till att de förstår hur mycket du uppskattar deras hjälp och, när beröm kommer till dig för videon du skapade, se till att du berättar för din chef, kollegor och kollegor hur ovärderlig ditt små och medelstora företags hjälp var. Se åtminstone till att deras chef vet att de gjorde ett bra jobb.
Vanliga fallgropar och hur man undviker dem
Ibland räcker inte all planering, förberedelser, målsättning och lyssnande i världen för att få saker att gå i rätt riktning. Men det betyder inte att ditt videoprojekt är dömt! Här är några vanliga problem som kan uppstå när du arbetar med små och medelstora företag och hur du kan undvika dem.
Ditt små och medelstora företag är en "pratare"
De bästa små och medelstora företagen är fantastiska kommunikatörer. De förstår vad du behöver och har relevanta svar på dina frågor. De kan utarbeta och ge relevanta detaljer och göra bra, kortfattade punkter som är lätta att följa.
Å andra sidan finns det "pratarna". Vi känner alla någon som denna. De har MYCKET att säga, och inte allt (eller ens mycket av det) är relevant för ämnet eller uppgiften. De går på tangenter och glömmer vad de ursprungligen försökte säga, eller tycks inte ta hänsyn till sin tid eller din. Det är inte illa menat! De är förmodligen till och med en fantastisk person. Men de hjälper dig definitivt inte att avsluta din video
Ditt bästa försvar mot en talare är att komma förberedd med en lista med mycket specifika frågor. Kommer du ihåg de slutna frågorna vi lyfte fram tidigare? De kan vara ett bra sätt att hålla någon fokuserad och att du har kontroll över konversationen.
Ett annat sätt att hålla någon vid ämnet är att ställa frågor till dem innan ett möte och få dem att svara via e-post eller på ett samarbetsdokument. På så sätt säkerställer du att du får dina mest relevanta frågor besvarade i förväg. Då kan eventuella möten ansikte mot ansikte vara mer uppföljnings- och förtydligande.
Ditt små och medelstora företag är inte en talare
Å andra sidan har vissa små och medelstora företag all slags kunskap, men verkar avsky för att faktiskt dela den med någon.
Det kan finnas en mängd olika anledningar till detta. Vissa människor är bara mer introverta än andra och kanske inte känner sig bekväma med att prata med någon de inte är superbekanta med. Andra människor är – låt oss inse det – helt enkelt gamla asociala.
Oavsett orsaken behöver inte få information från någon som denna inte vara som att dra i tänder.
När man tänker på journalister igen vet de flesta bra reportrar att det kan vara så enkelt att få mer information från någon som verkar ovillig att samarbeta som att vara tyst. Även icke-talare blir mer obekväma ju längre en besvärlig tystnad pågår. Någon gång kan de bli så obekväma att de bara börjar prata för att fylla tystnaden. Sedan kan du använda dina frågor för att komma till den verkliga kunskapen.
Liksom med talarna kan du också ha mer tur genom att skicka en lista med frågor och be om svar innan några ansikte mot ansikte möten. Även kulpunkter skulle hjälpa. Se till att dina frågor är riktade och komma till kärnan i det du behöver veta för att se till att de kan svara på dem utan alltför mycket ansträngning.
Som en sista utväg, om ditt små och medelstora företag helt enkelt inte ger dig den information du behöver, samarbeta med din chef eller en annan kollega för att identifiera någon annan i din organisation som kanske passar bättre. Tänk på detta nästa gång du behöver ett SME så att du inte får samma problem igen.
För mycket kunskap är för mycket
Ibland har ett små och medelstora företag så mycket expertis att det kan vara svårt att hitta den mest relevanta informationen för uppgiften. De har så mycket att dela med sig av att det kan anstränga omfattningen av din nuvarande video och hotar att spränga visningstiden utöver vad som är rimligt.
I sådana här fall hjälper det att sätta upp mål och förväntningar och ha en delad förståelse för projektets omfattning från början att hålla saker fokuserade och på målet.
Se till att ditt små och medelstora företag förstår syftet med just detta videoinnehåll och varför det är viktigt. Var på förhand med vad du behöver och varför du behöver det. En kontur av din video kan också vara till hjälp för att behålla fokus.
Å andra sidan, var inte rädd för att lyssna på ditt små och medelstora företag när de har ett giltigt skäl att ge mer information än vad som efterfrågades. Kanske kommer din ursprungliga videoomfattning inte exakt eller helt att svara på problemet. Kanske finns det annat eller ytterligare innehåll som är mer meningsfullt att presentera.
Lyssna på deras perspektiv och var beredd att ändra om det finns goda skäl till det. Tänk på att för att ändra projektomfattning kan behöva tillstånd från en handledare eller den person som begärt projektet.
Ditt små och medelstora företag vill ta en titt på innehållet
Även om detta är vanligare med skrivet innehåll, för videoskapare, kommer det att finnas tillfällen då ditt små och medelstora företag bara vill ta tyglarna och skapa en del av innehållet själva. Även om de sannolikt inte vill göra din video, kanske de vill skriva manuset, arbeta med storyboarden eller ta över en annan aspekt av planeringen före videon.
Hantera detta från fall till fall. Om du har en bra arbetsrelation med ditt små och medelstora företag och du är säker på deras innehållsförmågor, kan detta faktiskt fungera bra. Som små och medelstora företag kan de gå långt för att skapa – åtminstone – ett bra ställe att börja.
Å andra sidan, om du är ny på att arbeta med detta små och medelstora företag, eller om du inte är säker på att den här typen av "hjälp" faktiskt kommer att vara till hjälp, är det bättre att trycka tillbaka. Det finns ett antal sätt att göra det utan att såra känslor.
Till exempel, tacka dem för förslaget, men låt dem veta att du njuter av möjligheten att verkligen lära av dem, så det kommer att vara mer användbart för dig att få informationen och koka ner den till de mest framträdande punkterna.
Eller påminn dem om de förväntningar och roller du satte i början av projektet.
Slutligen kan du kompromissa och be dem att sätta ihop en disposition för att hjälpa till att forma innehållet.
Oavsett vad, se till att de förstår att du uppskattar alla deras ansträngningar och att du är glad över att arbeta med dem.
Sätt ihop allt
Att arbeta med små och medelstora företag kan betyda skillnaden mellan en bra video och en bra. Att samla ihop den mest relevanta och korrekta informationen säkerställer att dina tittare får exakt vad de behöver. Oavsett om du arbetar med ett eller flera små och medelstora företag, följ tipsen i den här guiden för att säkerställa att dina arbetsrelationer och projekt är de absolut bästa de kan vara.
10 snabba tips för bra innehåll för små och medelstora företag
- Helt enkelt språket:Ditt små och medelstora företag kan förmodligen alla typer av tekniska termer, akronymer och jargonger som – såvida de inte är experter själva – kan vara obekanta för dina användare eller kunder. Se till att skapa ditt innehåll till en nivå som gör det lättare att förstå.
- Börja från början:Kom ihåg att innan någon börjar använda den här snygga nya mjukvarufunktionen måste de logga in. Inkluderade du alla steg, även om de verkar självklara för dig eller ditt små och medelstora företag?
- Var inte rädd för att be om hjälp:Förtydliga vad du inte förstår!
- Ta det långsamt:Även om du inte vill slösa bort ditt små och medelstora företags tid, se till att ta den tid du behöver för att verkligen förstå vad du måste förklara i din video för att undvika onödiga uppföljningar.
- Utforska "vad-om":Vad händer om kunden klickar på den här knappen? Vad skulle hända om detta system misslyckades? Vad skulle en kund göra om detta hände?
- Utforska "varför":Varför händer detta? Varför skulle en kund behöva göra detta? Varför är detta en bästa praxis?
- Ställ uppföljningsfrågor:Varför är det så? Kan du berätta mer om hur detta händer?
- Fråga små och medelstora företag om de har något att tillägga:Du vet aldrig vilka insikter de kan ge!
- Låt dem ge dig sin bakgrundshistoria:Även om det kanske inte är relevant för den aktuella diskussionen, hjälper det till att bygga relationer genom att visa att du bryr dig om mer än bara vad de kan ge dig. Och, man vet aldrig, det kan sluta med att du lär dig något mer användbart än du trodde!
- Kom förberedd, men var inte rädd för att avvika från din plan:Skapa en lista med frågor som du behöver få svar på, men följ relevanta svar längs vägar som du kanske inte har förutsett. Du kan få värdefulla insikter både för dig och – i slutändan – dina videotittare.
Letar du efter mer information om vad som krävs för att skapa bra videor? TechSmith Academy är en gratis resurs för att hjälpa dig ta dina videor till nästa nivå.